Управление делами администрации Рузского городского округа совместно с Рузским архивом провели совещание по вопросам делопроизводства и архивного дела. На совещании присутствовали начальники управлений и отделов администрации муниципалитета, ответственные за делопроизводство.

Начальник управления делами Светлана Ощепкова обратила внимание на переход на электронный документооборот, на работу системы электронного документооборота. Напомнила всем, что необходимо разработать новую номенклатуру для утверждения на 2023 год, упорядочивать документы ежегодно по завершению календарного года, заполнять графу 3 «Количество дел» в номенклатуре дел каждого отдела, управления и направлять для сводного учета по администрации в целом. Было указано на изучение нормативных правовых актов, подобраны копии.

Директор муниципального казенного учреждения «Архив» Рузского округа Галина Вирченко остановилась на вопросах правильного оформления документов и подготовки их на постоянное хранение в муниципальный архив. Сотрудниками Рузского архива разработана Памятка передачи документов в архив. Посредством презентации были выведены образцы титульного листа, листа-заверителя, прошивки дела на 4 прокола и другие.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором.    

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Также было разъяснено, что каждый вид документов имеет свой срок хранения и необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного управления от 20.12.2019 №236.

Директор Рузского архива обратилась к отделу капитального строительства о необходимости сдавать в архив научно-техническую документацию объектов строительства социального характера (школы, детские сады, дома культуры и т.п.), капитального ремонта учреждений в обязательном порядке.

Контактный телефон Рузского архива для получения консультации 8(49627) 23-085.