В Рузском архиве ежегодно проводится приемка документов постоянного хранения и по личному составу организаций — источников комплектования. Документы, созданные в процессе деятельности каждой организации, по завершению календарного года должны формироваться в дела по виду документа и быть упорядочены в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивной деятельности.
Директор архива Рузского городского округа Галина Вирченко разъясняет, что в соответствии со ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу подлежат хранению 75 лет (законченные делопроизводством до 1 января 2003 года);  50 лет (законченные делопроизводством после 1 января 2003 года)  и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д. 
Согласно ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

К документам по личному составу относятся:
    • приказы по личному составу;
    • лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;
    • журналы регистрации приказов по личному составу;
    • личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;
    • расчеты по выплате страховых взносов по каждому работнику;
    • штатные расписания – постоянного срока хранения; 
    • невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы) – до ликвидации организации
    • документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград) – до ликвидации организации
            и другие документы долговременного хранения, сроки хранения которых определены новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236.
   Организации на основании учредительных, управленческих документов своей организации составляют историческую справку и титульный лист о переименованиях организации. Для этого необходимы:
    • учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
    • протоколы собраний акционеров (учредителей);
    • штатные расписания;
    Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учет и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти и органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры РФ 31.03.2015 №526.Р
    Порядок в документах организации – залог успеха каждого руководителя. 
    Консультации, практические занятия проводятся в архиве по мере необходимости.
Сохраним прошлое в интересах настоящего и будущего документально.